Materiais
Checklist do organizador

O que não pode passar batido.

Um roteiro prático pra organizar a ação do Dia C sem deixar nada de fora — de 60 dias antes até a semana seguinte. Use junto com o canvas dos 6Cs.

60 dias antes

Fundação

Define o porquê e trava os pilares.

Causa & parceria
  • Causa definida e alinhada com a Cooperativa
  • ONG/instituição parceira contatada e aceite formalizado
  • Canvas dos 6 Cs preenchido em rascunho
  • Visita técnica à instituição realizada
Orçamento & governança
  • Verba aprovada
  • Responsáveis financeiros definidos (compras e prestação de contas, na Cooperativa e na ONG)
  • Líder organizador montado, com papéis claros
Escopo da ação
  • Frentes de atividade desenhadas em alto nível
  • Número estimado de voluntários definido
  • Data e horário fechados com a ONG
  • Indicadores de impacto definidos (voluntários, horas doadas, beneficiários, entregas concretas)
30 dias antes

Mobilização

Mobiliza internamente, fecha fornecedores e logística.

Voluntariado
  • Inscrição aberta (link/formulário no ar)
  • Comunicação interna disparada (e-mail / intranet / Slack)
  • Termos de uso de imagem em circulação
Atividades & lideranças
  • Líder definido para cada frente de atividade
  • Detalhes de atividade definidos (materiais, voluntários por frente, objetivos)
  • Convidados / palestrantes / oficineiros confirmados
  • Reunião de alinhamento com líderes agendada
Fornecedores & materiais
  • Fornecedores contratados (CNPJ, NF) com cronograma de entrega definido
Logística com a ONG
  • Espaços confirmados (QG/ferramentaria, chapelaria, refeitório, vestiário, abertura)
  • Acessibilidade do espaço validada
  • Atividades de rotina da ONG endereçadas (o que segue, o que pausa)
  • Plano de transporte e logística dos voluntários (ônibus, ponto de encontro, estacionamento)
  • Plano de comunicação externa definido
7 dias antes

Operação fina

Última semana é onde o evento ganha ou perde.

Voluntários prontos
  • Capacitação / briefing online realizada
  • Lista final de voluntários consolidada
  • Kit voluntário pronto (camiseta, crachá, boné/pochete)
  • Voluntários alocados por frente e papel
  • Confirmação ativa dos voluntários inscritos (lembrete + checagem de presença)
Materiais & espaços
  • Materiais conferidos e separados por frente
  • Sinalização produzida (banheiro, chapelaria, alimentação, frentes)
  • Equipamentos da abertura testados (som, microfone, projetor)
Alimentação & hidratação
  • Cardápio fechado, com opção vegetariana
  • Bebedouros / água / gelo garantidos
Plano B & segurança
  • Plano de chuva / imprevisto definido
  • Canal de comunicação do dia definido (WhatsApp)
Véspera

Pré-ação

O Pré-DVT do material original — vale ouro pra não chegar correndo.

Montagem dos espaços
  • Materiais distribuídos pelas frentes / salas
  • Kits separados por tamanho de camiseta em caixas
  • Sinalização afixada nos pontos certos
Últimos alinhamentos
  • Briefing final com líderes de frente
  • Ponto de contato da ONG para o dia confirmado
  • Horário de abertura e responsável pela chave alinhado
No dia

Execução

Quatro frentes paralelas: acolher, executar, cuidar, encerrar.

Acolhimento & abertura
  • Recepção e check-in dos voluntários
  • Briefing e abertura institucional
  • Encaminhamento para as frentes
  • Acolhimento e integração com os beneficiários do projeto
Execução das frentes
  • Coordenadores identificados (camiseta / crachá diferente)
  • Líderes de frente em ação
  • Apoio circulando (água, frutas, lanche, pausas)
  • Registro acontecendo (foto, vídeo, depoimento)
Cuidados & operação
  • Manutenção do espaço durante o dia (banheiros, lixos, reposição de itens)
  • Cozinha / alimentação operando nos turnos previstos
  • Comunicação ativa entre líder e ONG
Encerramento
  • Roda de encerramento com depoimentos
  • Foto oficial da ação
  • Recolhimento de materiais e organização do espaço
  • Fechamento formal com o ponto de contato da ONG
Pós-ação

Legado

O que separa uma ação de um movimento.

Reconhecimento
  • Agradecimento aos voluntários, líderes e coordenadores (e-mail / mensagem)
  • Certificado de participação emitido (se aplicável)
Devolutiva & impacto
  • Devolutiva pra ONG com números (voluntários, horas, entregas)
  • Devolutiva pro sponsor com resultados
  • Post de impacto publicado (interno e/ou externo)
Prestação de contas
  • Notas fiscais reconciliadas
  • Relatório financeiro fechado
  • Saldo / sobras definidos com a ONG
Aprendizados
  • Reunião de aprendizados
  • Pesquisa de satisfação com voluntários
  • Documento de lições aprendidas para a próxima edição

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Entre com o nome da cooperativa pra preencher e salvar o checklist junto com o canvas e o mapeamento de ONGs.

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